Evento pubblico: cos’è e quali permessi occorrono

Gli eventi pubblici come catalizzatori della collettività

Gli eventi sono considerati oggi più che mai un potente strumento per attrarre consumatori, creare connessioni e fidelizzare il pubblico. Magari non ne hai mai organizzato uno in prima persona ma sicuramente hai partecipato a molti di essi.
Vorresti provarci e non sai da dove partire o sei solo curioso di saperne di più? In questo articolo ti spiego ciò che serve!
Partiamo dalla definizione generale di evento pubblico come un’opportunità per fare un’esperienza, sociale o culturale, diversa dal solito. Nel libro "Gli eventi" si legge che l’evento pubblico:

[…]si caratterizza in un incontro di più persone in un momento prestabilito, in uno spazio fisico o virtuale scelto ad hoc, voluto da un’impresa come, ad esempio Nosilence.it, un ente, un’associazione o da un singolo, indirizzato ad un dato pubblico, di durata limitata nel tempo, finalizzato al raggiungimento di un obiettivo nel rispetto di un budget prefissato.

Inoltre, il coinvolgimento dettato dal soddisfacimento delle aspettative del target di riferimento e l'irripetibilità garantita dall’intensa unicità sono considerate le principali caratteristiche dell’evento pubblico.

Gli eventi si suddividono in due macrocategorie: le occasioni in cui il pubblico partecipa solo presenziando e assistendo allo spettacolo e le occasioni in cui, invece, il pubblico oltre ad essere intrattenuto dallo spettacolo partecipa attivamente. Sebbene queste due diverse tipologie di evento richiedano una differente organizzazione, la legge considera alla stessa stregua entrambe le categorie.
A seconda di caratteristiche quali: dimensione, tema, cadenza, scopo e target si ottengono specifiche sottocategorie di eventi come celebrazioni, eventi artistici e di intrattenimento, competizioni sportive, inaugurazioni, cerimonie di apertura, concerti, festival.

Ma come si pianifica un evento? Entriamo nel vivo per conoscere le sue fasi organizzative.

Scoprire cosa c’è dietro le quinte: la pianificazione

Il processo organizzativo che porta alla realizzazione di un evento prevede i seguenti passaggi:

  • Definizione del concept: più attori collaborano all’ideazione del piano ma l’ultima parola spetta al reparto tecnico e commerciale per verificarne la fattibilità;
  • Definizione dell’obiettivo finale, del tema caratterizzante, del luogo, dei tempi, del target e delle attività correlate;
  • Scelta e gestione dei canali di comunicazione con creazione di contenuti gestiti da Digital PR, Community manager e Reputation manager;
  • Individuazione e selezione di Sponsor che offrano contributi finanziari o prodotti e servizi in linea col target;
  • Amministrazione e controllo delle previsioni di spesa con relativi scostamenti sulla base del budget a disposizione da inserire nel business plan;
  • Allestimento e gestione delle aree strategiche;
  • Smaltimento delle adempienze burocratiche.

Cosa fare a livello burocratico per svolgere un evento pubblico e come ottenere i permessi

  • Presentare la documentazione di richiesta allo Sportello Unico Attività Produttive (SUAP), ufficio comunale di competenza, facendo attenzione alla tipologia di evento per cui si richiede l’autorizzazione (entro i 200 partecipanti con termine dell’evento a mezzanotte non esistono particolari modulistiche, diversamente bisogna ottenere dal Comune apposita autorizzazione);
  • Procedere col pagamento del suolo pubblico qualora se ne richieda l’occupazione per l’evento (salvo che il Comune non rilasci il patrocinio all’evento);
  • Presentare il piano di emergenza per la Sicurezza nel quale vanno indicati tipologia dell’evento, caratteristiche della location, capienza massima, numero di partecipanti previsto, vie di fuga e presenza di assistenti sanitari;
  • Compilare la valutazione dei rischi tramite modulistica apposita;
  • Adeguarsi alla normativa sull’impatto acustico: occorre autorizzazione apposita nel caso di superamento dei limiti delle soglie di zonizzazione acustica comunale.

Con lo scopo di creare connessioni e trasmettere emozioni, diverse organizzazioni si impegnano quotidianamente nell’allestimento di manifestazioni di vario tipo!

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